Un elemento vital para que las empresas tengan unas finanzas adecuadas es llevar un registro al día de todos los movimientos que se realizan a nivel contable. Es bien sabido que la falta de información relacionada con los gastos corporativos tiende a crear vacíos que en muchas ocasiones se prestan para fraudes, fugas económicas o simplemente para evitar que las compañías puedan trazarse unos objetivos realistas a corto, mediano y largo plazo.
Las fugas económicas son uno de los factores que más afecta a las grandes empresas. La falta de control de gastos hace que una compañía típica pierda el 5% de sus ingresos anuales, según datos de la Asociación de Examinadores Certificados de Fraudes (Acfe, por su sigla en inglés).
En las organizaciones grandes, los sistemas contables hoy son la norma. Sin embargo, esto no sucede en las pequeñas y medianas empresas. Hoy, todavía, múltiples organizaciones siguen llevando sus cuentas en hojas de cálculo, algo que no basta para tener una visibilidad completa de los procesos internos y externos de la compañía.
Un paso importante en este proceso de formalización consiste en echar mano de aplicaciones ya existentes en el mercado que faciliten el manejo de las finanzas en la empresa. Hay algunas que sirven para registro de gastos específicos, como por ejemplo de viajes y viáticos, otras son más complejas y se vinculan a sistemas más específicos para el manejo completo de las finanzas.
La finalidad es la misma: tener herramientas tecnológicas para hacer un registro adecuado, en tiempo real y continuo de las finanzas corporativas. De acuerdo con cifras de la Acfe, al implementar soluciones tecnológicas y nuevas plataformas de gestión de gastos las organizaciones logran reducir sus pérdidas en un 52%.
No obstante, antes de inclinarse por una de ellas, tenga en cuenta las siguientes consideraciones con el fin de elegir de una manera más precisa.
Registro de múltiples gastos
La clave para una empresa en lo que tiene que ver con el registro de gastos es que habilite a sus empleados para que puedan reportar absolutamente todos los gastos que realizan y que tienen que ver con sus labores empresariales. Así, la solución debe ser flexible al permitir registro de facturas y recibos de todo tipo como compras en tiendas, peajes, estaciones de servicios y restaurantes. Y no solo eso. El objetivo es que también pueda sumar datos que para el seguimiento de los gastos son muy útiles, como geolocalización y control de millas o kilómetros recorridos.
Integración con otras herramientas
Es importante que la aplicación no funcione en solitario, pues de esta manera la información quedaría aislada y la organización perdería la posibilidad de sacarle más provecho a los datos recibidos. Por esto, la solución escogida debe trabajar de manera sincronizada con otros sistemas como software empresariales (ERP), que a su vez permitan el vínculo con sistemas contables, de nómina, financieros y de manejo con clientes.
Legalización sencilla
No sacamos nada con tener una herramienta tecnológica que nos permita el registro de gastos y elementos asociados a las finanzas de la compañías si el proceso para hacerlo es complicado y tedioso. Esto, en algún momento, generará que los empleados busquen alternativas menos complicadas y que les faciliten su labor. Hay que recordar que estas tareas que realizan las herramientas tecnológicas son adicionales a su trabajo e incluso no son parte vital de la razón de ser de la compañía. Por esta razón, el procedimiento debe ser realizado de la manera más sencilla posible.
Gestión centralizada
La solución que escoja debe permitir un manejo centralizado de la información y que, desde un solo punto, sea posible ver todos los datos. Es probable que si tiene que ir de un sitio a otro para visualizar su información, no tenga claridad a la hora de tomar decisiones financieras. Además, es importante que tenga la opción de organizar sus datos para tener un registro adecuado, en tiempo real y continuo, de las finanzas corporativas sin mayores complicaciones.
Análisis
Muchas herramientas solo permiten almacenar los datos, por lo que no sabemos en qué gastamos, cuánto gastamos, dónde lo hacemos, o quién lo hace. La aplicación que elija debe ofrecer un análisis completo de sus datos, con el fin de prevenir fraudes, fugas económicas o el incumplimiento de los objetivos de la organización. Al analizar de manera adecuada los datos, usted podrá relacionarlos, buscar ahorros y tomar decisiones que beneficien la compañía.
Fuente: https://www.semana.com/finanzas/opinion/articulo/tecnologia-para-registrar-gastos-de-su-empresa-esto-debe-considerar/202122/